STESSE MANSIONI..NUOVI MEZZI
Accogliere il Paziente, fissare appuntamenti, effettuare richiami di controllo, gestire le agende dei professionisti , concordare le modalità di pagamento e sebbene a mio parere non lo ritenga efficace, non di rado presentare anche preventivi di spesa..! Diciamo che nonostante Il contenuto delle mansioni di una segreteria non sia cambiato di molto , le sue forme si. Le nuove tecnologie e l’importanza della condivisione dei dati, portano ad un approccio del tutto nuovo. Ad esempio, partendo dalla fase di ricevimento del paziente, la segreteria non deve assolutamente mostrare la congestione dei ritmi e mettersi a completa disposizione del paziente concentrandosi sull’ascolto e la disponibilità. Nella fase di registrazione e/o di saluto, è fondamentale fare attenzione che nella scheda anagrafica sia presente l’indirizzo e-mail e un’autorizzazione ad inviare informazioni dello Studio (newsletter), dovete inoltre fornire l’indirizzo web dello Studio e spiegare con precisione i percorsi del sito che forniscono indicazioni utili sia post-terapia che generiche ( iniziative, eventi, promozioni etc..).La funzione delle e-mail è di grande importanza nella comunicazione con il paziente. Pensate a quante volte andate a verificare la vostra posta in arrivo durante la giornata e a quante e-mail inviate. Visto? sono davvero molte e ora chiedetevi. Quante ne inviate ai pazienti ? Quante informazioni inoltrate con questo mezzo? Quanti appuntamenti confermate via mail? Quanti questionari sottoponete ai Pazienti con questo mezzo? Quante newsletter dello Studio ricevono?. In altri articoli affronteremo i vantaggi di questo mezzo che, a costi ridottissimi permette una diffusione dello Studio incredibile! Concludiamo con la segreteria. Le nuove mansioni saranno quindi relative all’aggiornamento del sito internet, all’invio delle mail, alla condivisione dei dati (dalla cartella clinica alle informazioni anagrafiche), all’invio e archiviazione dei documenti. Insomma. Organizzare oggi una segreteria puntuale porterà incredibili miglioramenti non solo nell’organizzazione ma anche nella performance dello Studio. Un formazione nuova per una nuova cultura organizzativa, più rapida, dinamica e sicuramente più affascinante..!